Count on more

strategy management

Gestructureerde en geautomatiseerde maandelijkse forecast bij Windesheim met SAP BPC

Forecast Klanten Budgetting Planning

Windesheim, een van de grotere hogescholen in Nederland met 20.500 studenten, gebruikt SAP BPC om data te analyseren en om rapportages efficiënt en op maat op te stellen. Er is nu meer tijd om de resultaten te analyseren en met scenarioplanning te gaan werken.

Betrouwbare oplossing voor begroting, forecasting en rapporteren

Windesheim maakt sinds 2011 gebruik van SAP Business Planning & Consolidatie (BPC) voor de begroting, forecasting en voor rapportages. Voor 2011 werd hiervoor Excel gebruikt. Dat nam veel kostbare tijd in beslag. Wanneer er met meerdere mensen aan een bestand werd gewerkt was het altijd weer spannend hoe dit terugkwam. Waren er aanpassingen gedaan? Zo ja, welke en door wie? Waren alle formules nog juist? Vanuit Planning & Control ontstond er behoefte aan een betrouwbare oplossing voor het opstellen van de begroting, de forecast en voor de rapportages. Windesheim is daarom op zoek gegaan naar een oplossing om de planning- en controlcyclus beter te kunnen ondersteunen.

Een helder plan en verstand van zaken

Windesheim is samen met Deloitte een selectieproces gestart om de juiste software te vinden die voldeed aan de wensen en eisen die Windesheim had. SAP BPC kwam tijdens deze procedure als beste oplossing naar voren. Deloitte heeft vervolgens samen met Windesheim het proces uitgewerkt en vertaald naar de nieuwe oplossing. CPMview is door Deloitte gevraagd met hun de implementatie uit te voeren, omdat CPMview beschikt over de specifieke kennis en jarenlange ervaring met de implementatie van SAP BPC. Door de combinatie van financiële- en technische kennis hebben zij het project tot een succes gemaakt.

“ER LAG EEN HELDER PLAN EN HET TEAM VAN CPMVIEW HEEFT VERSTAND VAN ZAKEN ALS HET GAAT OM FINANCIËN, ICT EN HOE JE DE MENSEN MEEKRIJGT. DAT WERKTE ERG PRETTIG. “

Eelko Merkus, Controller/ Business Information Consultant, Windesheim

Het implementatietraject van SAP BPC is in slechts drie maanden afgerond. Een van de voordelen was dat men, ondanks drie betrokken partijen (Windesheim, Deloitte en CPMview), met een klein team aan het project kon werken. Andere afdelingen hadden geen last van de implementatie. Op dit moment werkt Windesheim met SAP BPC 10.1 (bij de start was dit 7.5).

Eelko Merkus: “We werden erg goed betrokken bij de implementatie. Er was wekelijks een update over de voortgang en er werd gevraagd om onze input. Ook bij het testen werden de juiste mensen betrokken en de bevindingen werden met ons gedeeld. Dat werkte als een speer.”

Drie hoofdlijnen: begroting, forecast en rapportage Windesheim gebruikt SAP BPC onder andere voor het opstellen van de studentenprognoses. Dat is belangrijk om de inkomsten te kunnen bepalen. De studentenprognoses zijn daarom belangrijk voor het opstellen van de begroting en meerjarenprognoses. Daarnaast wordt SAP BPC ook gebruikt voor het opstellen van de forecast en voor rapportages over de realisatie. Dat samen resulteert in drie hoofdlijnen waarvoor Windesheim SAP BPC gebruikt: begroting, forecast en rapportage. Met de implementatie van SAP BPC is een enorme efficiencyslag gemaakt.

De stap naar scenarioplanning en mooie dashboards

Windesheim wil SAP BPC gaan gebruiken voor scenarioplanning; ‘whatif’ scenario’s. Hiermee kan relatief eenvoudig inzicht gekregen worden in het effect van bijvoorbeeld een stijging of daling van het aantal studenten. Daarnaast is er behoefte aan meer toelichting op rapportages. Eelko Merkus: “Wij moeten meer inzetten op analyses en eerder kunnen signaleren waar de afwijkingen zitten.

DOWNLOAD DE CASE>